訓練期間如何處理意外

Credits DJ 最近更新 2016-03

從網路斷線到未受邀出現的意外之客,這裏討論了一些技巧建議來準備訓練當中未預期到的意外狀況。

在數位安全訓練中,不可能事先預測會發生的每一件事

…但仍然可以預防、自行準備活動或預期工作坊可能的意外狀況

和訓練材料有關的意外狀況

如用完了麥克筆丶掛圖紙、便利貼或必要的訓練輔助工作,又一時沒辦法取得,還是可以避開這類不愉快的意外:

帶上自己的訓練工具箱

好的訓練員是有準備的訓練員,而準備好的訓練員總是自備自己的工具箱。這些工具雖然會佔行李空間,但自帶工具箱可確保所需的材料。通常要放入工具箱的材料包括:

  • 掛圖紙
  • 色紙
  • 不同顏色的麥克筆
  • 擦拭酒精 (麥克筆用,也可用來清理白板)
  • 捲簾和透明膠帶
  • 不同顏色的便利貼
  • 筆記本和筆
  • 粘土、圖釘和別針 (固定紙張用)

有替代方案對應

如果一時之間用完了訓練材料,或是自備工具箱的補給存量很低,可能要擅用手上僅有的素材,例如:

  • 使用掛圖紙的背面。
  • 為延長快乾的麥克筆使用壽命,可以利用紙巾來移除筆尖,並倒入一點擦拭酒精。
  • 重用水性麥克筆,可將之放在保鮮袋裏冷凍過夜,隔天早上再解凍麥克筆,墨水會恢復原狀。

是否還有其它可以重覆有效利用工具的好方法?

和網路連線接取有關的意外狀況

如果訓練場地的網路連線速度很慢或不時會斷線,為減少這類負面效應,先做點準備工夫:

檢查場地的網路連線狀況…

可以的話,在訓練活動之前一兩天先親自訪問堪察場地,可協助發現潛在問題,並有機會直接和場地管理員商談問題解決方案。

如果無法親自場堪…

找到信任合適的人選,代為仔細探堪場地,再向訓練員回報狀況。活動主辦單位不見得具備某些技術評估能力,所以最好透過自身專業網絡,找到合適人員代為執行此次場地堪察。如果在當地找不到合適人選,試著聯絡同事或同儕看看他們能否幫忙。

準備能在沒網路的狀況進行訓練….

先行下載要學員使用的軟體,這項工作最好留在確定有良好網路連線品質的最後一天,以確保下載到軟體的最新版本。即便工作坊進行時網路連線狀況良好,先下載好軟體也可以節省不少時間。

訓練材料要事先存在電腦上…

已事先準備好下線的簡報、指南、影片等備份複本。也可以把這些資料燒錄成光碟片,提供給學員留作日後參考。

和學員有關的意外

數位安全訓練員討論敏感題目議題,這可能讓學員、主辦單位、與團隊成員面臨風險,尤其有些不是訓練的參與者,他們並不了解整個情況。

防止增加此風險最簡單的方式,有以下步驟:

讓活動對外看起很普通

私下和學員或主辦單位聯絡時,雖然訓練本是「數位安全」工作坊,但在公開管道(如海報、場地指標、邀請信、徽章等材料上),最好使用較不敏感的標題,像是:「通訊策略」、「數位識讀」工作坊。某些最佳情況下,就是讓公眾對此活動知道的越少越好。

訓練開始之前先多認識學員

和活動主辦單位好好合作,確認弄清楚參加學員們的身份,不要對訓練活動以外的其它人士透露有關訓練的報告。工作坊若是舉行在當地,主辦方和訓練團隊成員或許能親身訪問學員以更認識了解他們。如果是區域或跨國的工作坊,可能要靠認識信任的人來協助查核參加學員的身份。

對「未受邀出現的訪客」,備有因應之道

訓練開始後,若發現有未受邀或不明人士在場,考慮其它組織派了「監控觀察者」的可能性。若有此狀況,建議先和主辦單位/訓練團隊開會討論:

  • 這些新面孔從哪裏來的?
  • 是來自當地政府或其它機關嗎?
  • 是否因為這些人的出現,讓此訓練活動擔上任何風險?
  • 若評估有風險,如何讓風險降至最低?
  • 要求訪客離開是否能較為安全?
  • 有無其它方式不至引起懷疑?

有些狀況,讓訪客留在訓練裏可能會促進效率產能,但最好為學員在休息、傍晚或其餘時段,進行(別讓訪客知道參與的)「祕密」的週邊會議。

如果都行不通,或是外人公然衝入訓練場地:

  • 呼叫保全人員
  • 找主辦單位
  • 找不同的教室、場地或擇期再辦訓練

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